Es ist ein ganz normaler Dienstag, als die Anfrage kommt. Ein ehemaliger Mitarbeiter braucht eine Kopie seines alten Arbeitsvertrags, oder das Finanzamt hätte gern einen bestimmten Nachweis. Eine Kleinigkeit eigentlich. Nur liegt das Dokument in einem dicken Ordner, und die einzige Person, die diesen Ordner wirklich kennt, ist für zwei Wochen im Urlaub. Der Rest des Teams blättert ratlos.
Das ist kein Ausnahmefall. In vielen kleinen Betrieben ist genau das der Normalzustand. Die Personalunterlagen sind durchaus vorhanden, nur eben verteilt auf einen Aktenordner, ein paar PDFs im Mailpostfach, eine Excel-Tabelle und das Gedächtnis eines einzigen Kollegen.
Das Gedächtnis des Betriebs liegt in einer Schublade
Die Personalakte ist die Chronik jedes Arbeitsverhältnisses. Vertrag, Zeugnisse, Krankmeldungen, Gehaltsdaten, Vereinbarungen, all das sammelt sich über Jahre an. In großen Unternehmen steckt diese Chronik in einem HR-System. In kleinen liegt sie oft in der Schublade dessen, der sie irgendwann angelegt hat.
Solange alles ruhig läuft, fällt das nicht auf. Auffällig wird es erst in dem Moment, in dem es darauf ankommt, etwa bei einer Betriebsprüfung oder beim Austritt eines Mitarbeiters. Dann zeigt sich, dass Unterlagen zu besitzen und die richtige Seite in dreißig Sekunden zu finden zwei völlig verschiedene Dinge sind.
Zwischen Aufheben und Löschen
Erschwerend kommt hinzu, dass eine Personalakte gar kein einheitliches Dokument ist, sondern ein Flickenteppich aus Unterlagen mit jeweils eigenen Regeln. Lohn- und steuerrelevante Belege müssen über Jahre aufbewahrt werden. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, personenbezogene Daten zu löschen, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr gebraucht werden. Die Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten etwa gehören in der Regel schon nach rund sechs Monaten gelöscht.
Ein loser Ordner wird diesen beiden Anforderungen kaum gerecht. Man findet nicht zuverlässig, was man aufbewahren muss, und löscht nicht zuverlässig, was längst weg müsste. Eine digitale Personalakten-Software gibt jedem Dokument einen festen Platz und kann an Fristen erinnern, bevor aus einer Schlamperei ein Datenschutzproblem wird. Der Reiz liegt weniger in der Technik als darin, dass nichts mehr im Verborgenen vor sich hin altert.
Wenn alles an einer Person hängt
Das eigentliche Risiko ist aber selten der Ordner selbst. Es ist die Tatsache, dass das Wissen darüber an einer einzigen Person hängt. Geht diese Person in den Urlaub, etwa über ein langes Feiertagswochenende, oder verlässt sie den Betrieb, geht das halbe Personalgedächtnis mit. Liegt dagegen alles an einem gemeinsamen Ort, kann jeder Berechtigte nachsehen, ohne erst jemanden anrufen zu müssen.
Das Ergebnis ist effizienteres HR mit HoorayHR, das nicht ins Stocken gerät, sobald eine einzelne Person fehlt. Aus einer Sammlung, die nur einer versteht, wird eine Akte, mit der das ganze Team arbeiten kann.
Am Ende verrät der Umgang mit der Personalakte ziemlich genau, wie ein Betrieb tickt. Wer seine wichtigsten Unterlagen so ablegt, dass jeder Befugte sie findet und kein Unbefugter, behandelt sowohl seine Pflichten als auch die Daten seiner Leute mit dem nötigen Ernst. Das ist keine Frage des Budgets, sondern der Gewohnheit. Und die lässt sich ändern, lange bevor der nächste Dienstag mit der nächsten Anfrage kommt.
